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Pflichtenheft-Vorlage mit ausgefülltem Beispiel
Das Pflichtenheft ist die Antwort des Umsetzers auf das Lastenheft. Diese Vorlage hat neun Abschnitte mit Anleitung und Beispiel: die Antwort auf das Lastenheft aus unserer Lastenheft-Vorlage, Anforderung für Anforderung. Dazu eine Prüfliste für alle, denen ein Anbieter ein Pflichtenheft vorlegt.
Kurz gesagt
Ein Pflichtenheft beantwortet jede Anforderung aus dem Lastenheft unter ihrer ID: wie sie umgesetzt und wie sie getestet wird. Es schreibt der Auftragnehmer. Fertig ist es, wenn auch Annahmen, Mitwirkung des Auftraggebers, Änderungen und der Betrieb nach dem Go-live geregelt sind.
Für wen diese Seite ist: Auftraggeber, die ein Pflichtenheft prüfen müssen, und Umsetzer, die eins schreiben.
Die Vorlage, Abschnitt für Abschnitt
Das Beispiel beantwortet denselben erfundenen Fall wie die Lastenheft-Vorlage: eine Physiotherapie-Praxis, die Online-Terminbuchung einführt. Die IDs A-01 bis Q-03 sind dieselben, so lässt sich jede Antwort auf ihre Anforderung zurückführen.
1. Zielverständnis
Zeig in eigenen Worten, dass du das Lastenheft verstanden hast. Ein bis zwei Sätze, die das Ziel des Auftraggebers zurückspiegeln. Missverständnisse fallen hier auf, bevor jemand Code schreibt.
Beispiel
Die Praxis will Terminanrufe loswerden. Patienten sollen online buchen, verschieben und absagen, der Ablauf in der Praxissoftware bleibt, wie er ist.
2. Annahmen und Abgrenzung
Was du als Umsetzer voraussetzt und was nicht im Angebot steckt. Jede Annahme, die nicht stimmt, wird später ein Änderungsantrag. Deshalb gehört sie sichtbar aufs Papier.
Beispiel
Annahme: Die Praxissoftware kann Termine aus einer Datei importieren. Annahme: Die Praxis liefert Behandlungsarten und Arbeitszeiten bis zum Projektstart. Nicht enthalten, wie im Lastenheft: Online-Zahlung, Videosprechstunde, App. Die Warteliste (A-06, KANN) ist nicht im Festpreis.
3. Lösungskonzept
Der technische Ansatz auf einer Ebene, die auch der Auftraggeber versteht: was gebaut wird, worauf es aufsetzt, wo es läuft.
Beispiel
Eine schlanke Buchungsstrecke, eingebettet in die bestehende Website. Termine, Behandlungsarten und Therapeuten liegen in einer eigenen Datenbank. Hosting und E-Mail-Versand laufen auf Servern in der EU.
4. Umsetzung je Anforderung
Jede ID aus dem Lastenheft bekommt eine Lösung und einen Test, in derselben Reihenfolge. So sieht der Auftraggeber sofort, ob etwas fehlt.
| ID aus dem Lastenheft | Lösung | Test bei der Abnahme |
|---|---|---|
| A-01 | Kalender je Therapeut mit hinterlegten Behandlungsarten, die Buchungsseite filtert danach. | Wie im Lastenheft. Zusätzlich: Ein Therapeut im Urlaub zeigt keine Termine. |
| A-02 | Formular mit drei Pflichtfeldern, kein Konto. Der Termin wird beim Absenden gesperrt, damit niemand doppelt bucht. | Zwei Testpersonen buchen gleichzeitig denselben Termin, nur eine Buchung gelingt. |
| A-03 | Versand über einen E-Mail-Dienst mit Servern in der EU, Vorlage mit Absage-Link. | Mail unter fünf Minuten im Testpostfach, der Absage-Link funktioniert. |
| A-04 | Stündlicher Lauf, der alle Termine in 24 Stunden erinnert. | Testtermin morgen um 10 Uhr, Erinnerung kommt heute bis 10 Uhr. |
| A-05 | Der Absage-Link prüft die 24-Stunden-Grenze und gibt den Termin frei. | 25 Stunden vorher klappt die Absage, 23 Stunden vorher kommt der Hinweis mit Telefonnummer. |
| A-06 | Nicht im Festpreis (KANN). Eigenes Angebot nach Stufe 3. | Entfällt. |
| Q-01 | Zuerst für das Handy gebaut, Buchung in drei Schritten. | Drei Testpersonen buchen auf dem eigenen Handy, Zeit gestoppt. |
| Q-02 | Hosting und E-Mail-Dienst in der EU, Auftragsverarbeitungsverträge liegen bei. | Nachweise liegen der Übergabe bei. |
| Q-03 | Formular nach WCAG 2.1 ausgezeichnet, alle Schritte per Tastatur erreichbar. | Komplette Buchung mit Tastatur und Screenreader. |
5. Schnittstellen und Datenflüsse
Wie das neue System mit den bestehenden spricht, welche Daten in welche Richtung fließen, und der Plan B, falls eine direkte Schnittstelle nicht geht.
Beispiel
Jede Nacht entsteht eine Datei mit den Terminen des nächsten Tages, die die Praxissoftware einliest. Gibt der Hersteller eine Schnittstelle frei, stellen wir auf direkte Übergabe um, als eigener Auftrag.
6. Mitwirkung des Auftraggebers
Was der Auftraggeber liefern oder entscheiden muss, und bis wann. Fehlt dieser Abschnitt, verschiebt sich der Plan, und hinterher weiß keiner, warum.
Beispiel
Behandlungsarten und Arbeitszeiten bis Ende Woche 1. Texte für die Bestätigungs-Mail bis Ende Woche 2. Zwei Personen für Test und Einweisung in Woche 5.
7. Meilensteine und Abnahme
Stufen mit einem nutzbaren Ergebnis je Stufe, Termin und Abnahme. Kein "zu 50 Prozent fertig", sondern: das hier funktioniert ab diesem Tag.
Beispiel
Stufe 1, Woche 3: A-01 bis A-03, Q-01 und Q-02, Abnahme mit Testpatienten. Stufe 2, Woche 5: A-04, A-05 und Q-03. Stufe 3, Woche 6: Export in die Praxissoftware. Jede Stufe ist abgenommen, wenn ihre Tests bestehen.
8. Änderungen nach der Freigabe
Wie Änderungswünsche laufen, bevor der erste kommt: schriftlich, mit Aufwand und Auswirkung auf den Termin, gebaut erst nach Freigabe.
Beispiel
Änderungen kommen per Mail an die Projektleitung. Innerhalb von zwei Werktagen gibt es Aufwand und neuen Termin. Gebaut wird erst, wenn die Praxisinhaberin schriftlich zustimmt.
9. Übergabe und Betrieb
Was bei der Übergabe geliefert wird und wer danach Updates, Hosting und Störungen übernimmt. Viele Pflichtenhefte enden beim Go-live, die Software läuft aber danach noch Jahre.
Beispiel
Übergeben werden Zugänge, eine Anleitung für die Rezeption und die Einweisung. Updates, Überwachung und Störungen laufen danach über einen Wartungsvertrag, der als eigenes Angebot beiliegt.
Pflichtenheft vom Anbieter prüfen: neun Fragen
Wenn dir ein Anbieter ein Pflichtenheft schickt, unterschreibst du damit oft den Maßstab für die Abnahme. Was dort fehlt, ist später schwer einzufordern. Leg dein Lastenheft daneben und geh diese Punkte durch.
- Jede ID aus deinem Lastenheft taucht wieder auf. Fehlt eine, frag nach, ob sie im Preis ist.
- Zu jeder Lösung steht ein Test, den du selbst durchführen kannst.
- Annahmen stehen ausdrücklich da, und jede stimmt bei dir.
- Die Abgrenzung deckt sich mit deiner. Was der Anbieter zusätzlich ausschließt, war vorher vielleicht drin.
- Deine Mitwirkung ist mit Terminen benannt, und du kannst sie leisten.
- Es gibt ein Verfahren für Änderungen, bevor die erste kommt.
- Jeder Meilenstein liefert etwas Nutzbares, kein Prozent-Fortschritt.
- Klar ist, wer nach dem Go-live Updates, Hosting und Störungen übernimmt, und was das kostet.
- Klar ist, welche Rechte du am Ergebnis bekommst. Im Zweifel juristisch prüfen lassen.
Was rechtlich gilt, wenn es kein Pflichtenheft gibt, und warum die Mitwirkung des Auftraggebers zählt, steht im Ratgeber zum Unterschied zwischen Lastenheft und Pflichtenheft.
Häufige Fehler beim Pflichtenheft
Das Lastenheft nur abschreiben. Ein Pflichtenheft, das die Anforderungen wiederholt, ohne eine Lösung und einen Test zu nennen, ist keins.
Annahmen verstecken. Wo etwas unklar ist, gehört es sichtbar ins Papier. Eine Annahme, die im Pflichtenheft steht, klärt ein Telefonat. Eine, die nur im Kopf des Anbieters existiert, klärt später ein Änderungsantrag.
Beim Go-live aufhören. Updates, Hosting und Störungen laufen noch Jahre weiter. Wer das nicht regelt, verhandelt es, wenn etwas kaputt ist.
Wir schreiben das Pflichtenheft mit
Im Discovery Workshop gehen wir dein Lastenheft Punkt für Punkt durch, klären die Annahmen mit dir statt hinter deinem Rücken und machen daraus einen Plan mit Prototyp und Festpreis.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Wer schreibt ein Pflichtenheft?
Der Auftragnehmer, also die Agentur oder der Dienstleister, der umsetzt. Ein gutes Pflichtenheft entsteht trotzdem im Gespräch mit dem Auftraggeber, damit keine Annahme unausgesprochen bleibt und beide vor dem Bau dasselbe Bild haben.
Was steht alles in einem Pflichtenheft?
Zielverständnis, Annahmen und Abgrenzung, Lösungskonzept, die Umsetzung jeder Anforderung mit Test, Schnittstellen, Mitwirkung des Auftraggebers, Meilensteine mit Abnahme, das Verfahren für Änderungen und die Übergabe in den Betrieb.
Wie schreibe ich ein Pflichtenheft?
Nimm das Lastenheft und beantworte jede Anforderung unter ihrer ID: wie du sie umsetzt und wie sie getestet wird. Schreib dazu, was du voraussetzt und was nicht im Angebot ist. Am Ende steht ein Plan, an dem sich die Abnahme messen lässt.
Woran erkenne ich ein gutes Pflichtenheft?
Jede ID aus deinem Lastenheft taucht wieder auf, zu jeder Lösung gibt es einen Test, und Annahmen stehen offen da. Die Prüfliste auf dieser Seite hat neun Punkte, die du neben dein Lastenheft legen kannst.
Was ist der Unterschied zwischen Lastenheft und Pflichtenheft?
Das Lastenheft schreibt der Auftraggeber und beschreibt, was und wozu. Das Pflichtenheft schreibt der Auftragnehmer und beschreibt, wie und womit. Mehr dazu, auch zur rechtlichen Seite, im Ratgeber zum Unterschied zwischen Lastenheft und Pflichtenheft.
Gibt es die Vorlage als Word oder PDF?
Ja, beides, kostenlos und ohne Anmeldung. Beide Dateien enthalten Anleitung, das ausgefüllte Beispiel und die Prüfliste.