Hotels & Gastronomie
Online-Check-in für Hotels
Gäste checken in Minuten ein, deine Rezeption wird entlastet, und die Daten landen sauber in deinem PMS. Ein digitaler Check-in, der sich in dein bestehendes System einfügt, statt als weiteres Insel-Tool danebenzustehen.
Online-Check-in, kurz erklärt
Online-Check-in heißt: Der Gast gibt seine Daten schon vor der Anreise am eigenen Handy ein, statt an der Rezeption ein Formular auszufüllen. Am Empfang muss dann niemand mehr abtippen, der Ausweis wird per Scan eingelesen, und die Buchung ist mit wenigen Klicks bestätigt. Für Häuser mit dünn besetzter Rezeption oder Anreisen spät am Abend heißt das: weniger Warteschlange, weniger Handarbeit, ein ruhigerer Empfang.
Der Unterschied zu vielen Anbietern: Unser Check-in ist kein isoliertes System mit eigenem Login und eigener Datenbank, sondern dockt an dein bestehendes PMS an. Die Gästedaten bleiben in deinem System auf Servern in Deutschland. Und weil ein Entwicklerteam dahintersteht, lässt er sich an dein Haus anpassen, statt dich in einen Standard zu zwingen.
Für wen diese Seite ist: Inhaber und Rezeptionsleitung in kleineren und mittleren, inhabergeführten Hotels, die den Check-in schneller und entspannter machen wollen, ohne die Rezeption mit einem komplizierten neuen System zu überfordern.
Warum der Check-in heute der Engpass ist
An der Rezeption läuft zusammen, was an anderer Stelle fehlt. Personal ist knapp, die Anreisen ballen sich am Nachmittag, und jeder Gast, der am Tresen ein Formular ausfüllt, kostet Zeit, die woanders gebraucht wird. Gleichzeitig sind Gäste den schnellen, digitalen Check-in von Airbnb und großen Ketten längst gewohnt und erwarten ihn auch im kleinen Haus.
Das Ergebnis kennt jede Rezeption: Schlange am Nachmittag, hektisches Abtippen von Ausweisdaten, und abends ein unbesetzter Empfang, an dem der Spätanreisende vor verschlossener Tür steht. Genau diese Reibung nimmt ein durchdachter Online-Check-in raus.
Ein weiteres Insel-Tool oder in dein PMS integriert?
Die meisten Check-in-Lösungen am Markt sind fertige Tools, die als eigenes System neben dem PMS laufen: eigener Login, eigene Datenbank, eigene Pflege. Wir binden den Check-in stattdessen an das an, was du schon hast.
| Kriterium | Isoliertes Check-in-Tool | Hanse: in dein PMS integriert |
|---|---|---|
| Anbindung | eigenes System neben dem PMS | dockt an dein bestehendes PMS an |
| Gästedaten | auf den Servern des Anbieters | in deinem System, Server in Deutschland |
| Anpassung | Standard, feste Roadmap | anpassbar, ein Entwicklerteam steht dahinter |
| Ansprechpartner | Hotline oder Ticketsystem | fester Ansprechpartner aus Bremen |
Meldeschein seit 2025: was noch Pflicht ist
Hier hat sich etwas geändert, das viele Häuser noch verunsichert. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Gäste in Deutschland keinen Meldeschein mehr ausfüllen, weder auf Papier noch digital. Für ausländische Gäste bleibt die Meldepflicht dagegen bestehen.
Für den Check-in heißt das nicht weniger, sondern sauberer: Der digitale Check-in fragt Ausweisdaten nur dort ab, wo sie wirklich nötig sind, und hält deutsche Gäste nicht mit einem Formular auf, das für sie weggefallen ist. Die Meldung ausländischer Gäste läuft im Hintergrund, mit ausgelesenen statt abgetippten Ausweisdaten.
So läuft der digitale Check-in
1. Vor der Anreise
Der Gast bekommt einen Link und gibt seine Daten am eigenen Handy ein, in Ruhe und ohne Schlange. Wer das nicht mag, macht es weiter am Empfang, nur schneller.
2. Ausweis per Scan
Bei ausländischen Gästen liest unser ID Scanner den Ausweis per Kamera aus und übernimmt die Daten automatisch, statt sie abzutippen. Das ist die Technik aus unserem eigenen Produkt, kein Zukauf.
3. Ab ins PMS
Die erfassten Daten landen direkt in deinem bestehenden System. Keine doppelte Eingabe, keine Zettel, die später nachgetragen werden.
4. Bestätigung und Schlüssel
Die Buchung wird automatisch bestätigt, mit Kartengarantie oder Anzahlung abgesichert, und der Gast weiß vor Anreise, wie er aufs Zimmer kommt. Auch wenn der Empfang gerade nicht besetzt ist.
Womit wir das gebaut haben
Reden über Digitalisierung kann jeder. Wir zeigen lieber, was schon läuft.
ID Scanner. Unser eigenes Produkt liest Ausweise per OCR aus und übergibt die Daten sauber ans System. Genau der Baustein, der den Check-in schnell macht. Zum ID Scanner
KI für die HoReCa. Für Hotels und Gastronomie automatisieren wir Gästekommunikation und wiederkehrende Routine, von der Anfrage bis zur Antwort. Zum KI-Angebot für Hotels
Hotel an der Nordsee. Für ein familiengeführtes Haus an der Küste haben wir Website und Buchungsstrecke gebaut und betreiben sie bis heute. Ein echtes Haus mit echten Gästen, kein Testprojekt.
Brauchst du mehr als den Check-in, etwa eine eigene Buchungsstrecke oder ein Gästeportal, findest du das unter Softwareentwicklung und im Überblick für Hotels und Gastronomie.
FAQ
Häufige Fragen
Antworten rund um digitalen Check-in, Meldeschein und Datenschutz.
Müssen Gäste im Hotel überhaupt noch einen Meldeschein ausfüllen?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Gäste in Deutschland keinen Meldeschein mehr ausfüllen. Für ausländische Gäste bleibt die Meldepflicht bestehen. Der digitale Check-in fragt Ausweisdaten nur dort ab, wo sie noch nötig sind, und liest sie per Scan aus, statt sie abzutippen.
Müssen wir dafür unser PMS wechseln?
Nein. Wir binden den Check-in an dein bestehendes PMS an, statt es zu ersetzen. Wenn dein System sehr alt ist und keine Schnittstelle hat, sagen wir dir das vorab ehrlich und zeigen einen geregelten Plan B, statt dich vor eine Überraschung zu stellen.
Was kostet der digitale Check-in?
Der Check-in läuft als monatlicher Baustein, abgerechnet pro Haus. Was er kostet, hängt von der Zimmerzahl und der Anbindung an dein PMS ab. Den konkreten Preis nennen wir nach einem kurzen Blick auf dein Setup.
Ist der Self-Check-in nicht ein Risiko, wenn der Gast nicht auftaucht?
Self-Check-in lässt sich genauso absichern wie eine OTA-Buchung, mit Kartengarantie oder Anzahlung. Jede Buchung wird automatisch bestätigt und überwacht, damit kein Gast vor verschlossener Tür steht.
Was ist mit dem Datenschutz der Gästedaten?
Die Gästedaten liegen in deinem eigenen System auf Servern in Deutschland, nicht auf der Plattform eines fremden Anbieters. Auf Wunsch schließen wir eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO. Gerade beim Auslesen von Ausweisdaten legen wir darauf besonderen Wert.
Macht das die Arbeit an der Rezeption komplizierter?
Im Gegenteil. Nach der Umstellung hat die Rezeption weniger Klicks als heute, weil das Abtippen wegfällt. Die Einweisung dauert etwa eine Stunde, den Rest übernimmt das System im Hintergrund.
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